Ausschreibung: Dienstleistungen von Bibliotheken und Archiven - D-Bonn Dienstleistungen von Bibliotheken und Archiven Mikroverfilmung Dokument Nr...: 260860-2010 (ID: 2010090204100820137) Veröffentlicht: 02.09.2010 * BEKANNTMACHUNG Dienstleistungsauftrag ABSCHNITT I: ÖFFENTLICHER AUFTRAGGEBER I.1) NAME, ADRESSEN UND KONTAKTSTELLE(N) Beschaffungsamt des BMI St. Augustiner Str. 86 Kontakt: ReferatB 1 z. H. Katja Adolphs 53225 Bonn DEUTSCHLAND Tel. +49 22899610-1030 E-Mail: katja.adolphs@bescha.bund.de Fax +49 2289910610-1030 Internet-Adresse(n) Hauptadresse des Auftraggebers www.beschaffungsamt.de Weitere Auskünfte erteilen: die oben genannten Kontaktstellen Verdingungs-/Ausschreibungs- und ergänzende Unterlagen (einschließlich Unterlagen für den wettbewerblichen Dialog und ein dynamisches Beschaffungssystem) sind erhältlich bei: Dieses Verfahren wird elektronisch + konventionell (in Papierform) durchgeführt (s. Erläuterungen unter VI. Sonstige Informationen)! Anforderung der Unterlagen entweder via Download über e-Vergabe-Plattform des Bundes, www.evergabe-online.de oder konventionell beim Beschaffungsamt des BMI (Versendung in Papierform) St. Augustiner Str. 86 z. H. Beschaffungsamt des BMI -Koordinierungsstelle Beschaffung-, Gz.: B 1.30 - 9628/10/VV: 1 53225 Bonn DEUTSCHLAND Angebote/Teilnahmeanträge sind zu richten an: Dieses Verfahren wird elektronisch + konventionell (in Papierform) durchgeführt (s. Erläuterungen unter VI. Sonstige Informationen)! Angebotsabgabe entweder über e-Vergabe-Plattform des Bundes, www.evergabe-online.de oder in Papierform beim Beschaffungsamt des BMI St. Augustiner Str. 86 Kontakt: -Angebotssammelstelle- z. H. B 1.30 - 9628/10/VV: 1 53225 Bonn DEUTSCHLAND I.2) ART DES ÖFFENTLICHEN AUFTRAGGEBERS UND HAUPTTÄTIGKEIT(EN) Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde einschließlich regionaler oder lokaler Unterabteilungen Allgemeine öffentliche Verwaltung Der öffentliche Auftraggeber beschafft im Auftrag anderer öffentlicher Auftraggeber Nein ABSCHNITT II: AUFTRAGSGEGENSTAND II.1) BESCHREIBUNG II.1.1) Bezeichnung des Auftrags durch den Auftraggeber Bestandserhaltung von Archivgut. II.1.2) Art des Auftrags sowie Ort der Ausführung, Lieferung bzw. Dienstleistung Dienstleistungsauftrag Dienstleistungskategorie: Nr. 27 Hauptort der Dienstleistung Abholung und Rücklieferung des Archivgutes in bzw. nach Berlin. Für Besprechungen besteht Präsenzpflicht in Berlin, Details s. Verdingungsunterlagen. II.1.3) Gegenstand der Bekanntmachung Öffentlicher Auftrag II.1.5) Kurze Beschreibung des Auftrags oder Beschaffungsvorhabens Bei der Gesamtleistung handelt es sich um Konservierungsleistungen zur Bestandserhaltung von Archivgut der Bundesbeauftragten für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemaligen DDR (BStU). Der gesamte Bestand von ca. 207 lfm. soll mittels Einzelblattverfahren entsäuert und mit einer alkalischen Reserve (Pufferung) versehen werden. Das Schriftgut soll zur Verbesserung der Flexibilität und Verfestigung nachgeleimt werden. Vor der Entsäuerung sind insgesamt ca. 157 lfm. des Bestandes zusätzlich mikrozuverfilmen und auf Sicherungsfilm bereitzustellen. Von diesem Sicherungsfilm (Masterfilm) ist außerdem ein Diazoduplikat (Arbeitskopie) zu erstellen. Die Qualitätssicherung, die Dokumentation und Protokollierung je Bearbeitungscharge erfolgt hierbei durch den Auftragnehmer. Der Transport (Abholung und Anlieferung des Archivgutes) erfolgt ebenfalls durch den Auftragnehmer. Desweiteren gehören zusätzliche Leistungen wie Vor- und Nachbereitungsarbeiten (u. a. Auspacken, Sichten und die Selektion der zu behandelnden Unterlagen, sowie das spätere Kollationieren), Paginieren, Bypass-Arbeiten (u. a. Heftung lösen, Entmetallisieren, Knicke glätten, Sichern von losen Teilen, Entfernen von Klebestreifen), Verpacken und die Erstellung einer Bearbeitungsliste (Kennzeichnung). Die BStU stellt die Unterlagen in Abstimmung mit dem Auftragnehmer sukzessive in Archivkartons auf Paletten bereit. Eine Palette soll nicht länger als vier Wochen außer Haus sein. Mit der Leistungserbringung kann unmittelbar nach Zuschlagserteilung begonnen werden (voraussichtlich im Januar 2011, gg. früher). Der Abschluss aller Leistungen (inkl. Rechnungsstellung) muss bis zum 31.10.2011 erfolgt sein. Da es sich bei dem Bestand um Geheimdienstunterlagen handelt, die zum Teil hochsensible Informationen über Personen enthalten und diese Unterlagen besonders schutzwürdig sind, ist es für die Leistungserbringung erforderlich den Auftragnehmer bzw. die beteiligten Mitarbeiter gem. Niederschrift über die Verpflichtung zur Geheimhaltung nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und Stasi-Unterlagen-Gesetz (StUG) zu verpflichten. Die Verpflichtung erfolgt nach Zuschlagserteilung durch die Datenschutzbeauftragte der BStU. Ferner gilt der zusammen mit dem Angebot eingereichte Maßnahmenkatalog nach § 40 Stasiunterlagengesetz (StUG), welcher den Verdingungsunterlagen beigefügt ist. Details s. Verdingungsunterlagen. II.1.6) Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV) 92510000, 79961330 II.1.7) Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen (GPA): Ja II.1.8) Aufteilung in Lose Nein II.1.9) Varianten/Alternativangebote sind zulässig: Nein II.2) MENGE ODER UMFANG DES AUFTRAGS II.2.1) Gesamtmenge bzw. -umfang Der Gesamtbestand, welcher vom Auftragnehmer zu bearbeiten ist, umfasst insgesamt ca. 207 lfm. Archivgut in unterschiedlichem Erhaltungszustand. Ca. 157 lfm hiervon sind zusätzlich zur Entsäuerung auch mikrozuverfilmen. Darüberhinaus sind bezogen auf den Gesamtbestand der Transport und zusätzliche Leistungen weitere Leistungsbestandteile (s. auch unter II 1.5). II.2.2) Optionen Nein ABSCHNITT III: RECHTLICHE, WIRTSCHAFTLICHE, FINANZIELLE UND TECHNISCHE INFORMATIONEN III.1) BEDINGUNGEN FÜR DEN AUFTRAG III.1.1) Geforderte Kautionen und Sicherheiten Keine Kautionen oder Sicherheiten erforderlich. III.1.2) Wesentliche Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen bzw. Verweis auf die maßgeblichen Vorschriften (falls zutreffend) Es gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Beschaffungsamt des BMI vom 1.7.2009 und die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen - VOL/B, Ausgabe 2003. III.1.3) Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird Ein Angebot von Arbeitsgemeinschaften und anderen gemeinschaftlichen Bietern findet nur Berücksichtigung, wenn in dem Angebot jeweils alle Mitglieder genannt sind und ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. III.2) TEILNAHMEBEDINGUNGEN III.2.1) Persönliche Lage des Wirtschaftsteilnehmers sowie Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: Mit dem Angebot ist die Anlage "Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit" ausgefüllt und unterschrieben/elektronisch signiert einzureichen. Die Anlage liegt den Verdingungsunterlagen als Vordruck bei. III.2.2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: Mit dem Angebot ist die Anlage "Angaben zur Unternehmensgröße und -umsatz" ausgefüllt und elektronisch signiert einzureichen. Die Anlage liegt den Verdingungsunterlagen als Vordruck bei. Möglicherweise geforderte Mindeststandards Bei Fehlen der unter III.2.1) und III.2.2) genannten Anlagen behält sich die Vergabestelle vor, diese ggf. einmalig nachzufordern, sofern keine sonstigen formalen Fehler o. ä. als zwingende Ausschlussgründe vorliegen. Das Angebot wird ausgeschlossen, sofern die Unterlagen trotz Nachforderung nicht vollständig sind und somit eine Beurteilung der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters (§ 2 Nr. 3 VOL/A) nicht umfänglich erfolgen kann. III.2.3) Technische Leistungsfähigkeit Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: 1. Unternehmensdarstellung Dem Angebot ist eine Unternehmensdarstellung beizufügen, die u. a. nähere Informationen über das Leistungsspektrum, die technische Ausstattung und die zur Verfügung stehenden Kapazitäten des Bieters liefert. 2. Referenzen Vom Bieter sind zwei mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbare Referenzobjekte zu benennen (Aufträge mit möglichst ähnlichem Auftragsvolumen und mit vergleichbarem Leistungsumfang Entsäuerung inkl. Nachleimung, Mikroverfilmung, Transport, Zusatzleistungen). Der Zeitraum der Leistungserbringung für die benannten Referenzen darf nicht länger als drei Jahre zurückliegen (Bezugswert 1.9.2010). Für die Referenzen ist zwingend der Vordruck Referenzobjekte zu verwenden, der den Unterlagen beigefügt ist. 3. Team Des Weiteren gehört auch die Benennung und Vorstellung der zur Leistungserbringung vorgesehenen Mitarbeiter (Team) zu den einzureichenden Nachweisen (benannte Ansprechpartner zzgl. der ggf. weiteren Mitarbeiter, die konkret an der Leistungserbringung beteiligt sind - jeweils inkl. Angabe der Qualifikationen aller Beteiligten). 4. Verfahrensbeschreibungen Darüber hinaus sind Beschreibungen über das Entsäuerungsverfahren und das Verfahren der Mikroverfilmung, welche zur Leistungserbringung eingesetzt werden, ausführlich und aussagekräftig bezogen auf die gestellten Anforderungen der Leistungsbeschreibung als Nachweis beizufügen. 5.Versicherungsnachweise Zudem ist dem Angebot ein Nachweis beizufügen, der belegt, dass eine ausreichende Haftpflicht- und Transportversicherung für das Unternehmen (Bieter) besteht. Zu belegen ist eine geschäftsübliche Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von 1 000 000 EUR. für Sach- und Vermögensschäden. Die Höhe der Deckungssumme ergibt sich aus der Gesamtmenge an Archivgut (ca. 5 Tonnen). Für die Bearbeitung wird dabei ein pauschaler Versicherungswert von EUR 100. pro Kilogramm Archivgut festgelegt (Tätigkeitsschaden). Der Versicherungswert für den Transport beträgt grundsätzlich 400,- EUR pro Kilogramm Archivgut. Die Betriebshaftpflichtversicherung soll eine gesonderte Transportversicherung enthalten bzw. muss eindeutig das Transportrisiko abdecken. 6. Nachweise Geheimhaltung/Datenschutz Der Auftragnehmer hat die datenschutzrechtliche Sensibilität des Materials zu beachten und darzulegen, welche Maßnahmen er zur diesbezüglichen Umsetzung beabsichtigt. Dazu ist mit Abgabe des Angebots der Maßnahmenkatalog nach § 40 StUG vollständig ausgefüllt und unterschrieben einzureichen (liegt den Verdingungsunterlagen bei). Darüber hinaus erklärt sich der Bieter bereit, dass für die an der Leistungserbringung beteiligten Mitarbeiter nach Zuschlagserteilung eine Verpflichtung durch die BStU gem. der Anlage Niederschrift über die Verpflichtung zur Geheimhaltung nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und Stasi-Unterlagen-Gesetz (StUG) erfolgt. Bei Fehlen der unter 1) - 6) genannten Eignungsnachweise behält sich die Vergabestelle vor, diese ggf. einmalig nachzufordern, sofern keine sonstigen formalen Fehler o. ä. als zwingende Ausschlussgründe vorliegen. Das Angebot wird ausgeschlossen, sofern die Unterlagen trotz Nachforderung nicht innerhalb einer angemessenen Frist vollständig sind und somit eine Beurteilung der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters (§ 2 Nr. 3 VOL/A) nicht umfänglich erfolgen kann. Möglicherweise geforderte Mindeststandards s. Vorgaben zur Austattung "Mikroverfilmung": Für den Leistungsbestandeil Mikroverfilmung ist nachzuweisen, dass der Bieter über die geeignete Technische Ausstattung z.B. Schrittschaltkamera - verfügt und die fachgerechte Entwicklung und Duplizierung der Filme im angeschlossenen hauseigenen Labor stattfindet. Mindestanforderung "Team": Als Mindestanforderung ist zu beachten und nachzuweisen, dass im benannten Team mindestens ein Dipl. Restaurator an der Leistungserbringung beteiligt ist. Die benannten Mitarbeiter sollten mehrjährige Erfahrung in der Papierkonservierung / Restaurierung hier vor allem mit der Entsäuerung und der Mikroverfilmung - haben. Angaben hierzu sind auf gesonderter Anlage mit dem Angebot einzureichen. Ansonsten gilt, dass ein Angebot ausgeschlossen wird, sofern die Unterlagen trotz Nachforderung nicht vollständig sind und somit eine Beurteilung der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters (§ 2 Nr. 3 VOL/A) nicht umfänglich erfolgen kann. III.2.4) Vorbehaltene Aufträge Nein III.3) BESONDERE BEDINGUNGEN FÜR DIENSTLEISTUNGSAUFTRÄGE III.3.1) Die Erbringung der Dienstleistung ist einem besonderen Berufsstand vorbehalten Nein III.3.2) Juristische Personen müssen die Namen und die berufliche Qualifikation der Personen angeben, die für die Ausführung der betreffenden Dienstleistung verantwortlich sein sollen Ja ABSCHNITT IV: VERFAHREN IV.1) VERFAHRENSART IV.1.1) Verfahrensart Offenes Verfahren IV.2) ZUSCHLAGSKRITERIEN IV.2.1) Zuschlagskriterien Niedrigster Preis IV.2.2) Es wird eine elektronische Auktion durchgeführt Nein IV.3) VERWALTUNGSINFORMATIONEN IV.3.1) Aktenzeichen beim öffentlichen Auftraggeber B 1.30 - 9628/10/VV: 1 IV.3.2) Frühere Bekanntmachungen desselben Auftrags Nein IV.3.3) Bedingungen für den Erhalt von Verdingungs-/Ausschreibungs- und ergänzenden Unterlagen Schlusstermin für die Anforderung von oder Einsicht in Unterlagen 13.10.2010 - 14:00 IV.3.4) Schlusstermin für den Eingang der Angebote bzw. Teilnahmeanträge 9.11.2010 - 11:30 IV.3.6) Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge verfasst werden können Deutsch. IV.3.7) Bindefrist des Angebots Bis 28.1.2011 ABSCHNITT VI: ZUSÄTZLICHE INFORMATIONEN VI.1) DAUERAUFTRAG Nein VI.2) AUFTRAG IN VERBINDUNG MIT EINEM VORHABEN UND/ODER PROGRAMM, DAS AUS GEMEINSCHAFTSMITTELN FINANZIERT WIRD Nein VI.3) SONSTIGE INFORMATIONEN Weitere geforderte auftragsbezogene Nachweise: 1) Nachweis über Besichtigung des Archivgutes (Vordruck) Vor Angebotsabgabe besteht für die Bieter ausdrücklich die Gelegenheit, die Bestände vor Ort in Augenschein zu nehmen. Der den Verdingungsunterlagen beigefügte Vordruck über die Besichtung ist unterzeichnet (von BStU und vom Bieter) mit dem Angebot einzureichen (bei elektronischer Angebotsabgabe bitte unterschrieben und ausgefüllt einscannen und mit dem Angebot hochladen). Für die Erstellung geeigneter Angebote wird eine Besichtigung des bei der BStU in Berlin vorliegenden Archivgutes durch die Bewerber/Teilnehmer für zwingend notwendig erachtet. Das Fehlen des Nachweises über die Besichtigung des Archivgutes führt daher zum Ausschluss des Angebotes. 2) Erstellung eines Terminplan/Zeitlicher Rahmen Der zeitliche Umfang der Arbeiten für einen Entsäuerungszyklus mit den übrigen geforderten Leistungen ist darzustellen. Zwecks Planung der Bereitstellung des in der Nutzung befindlichen Archivgutes ist eine realistische Schätzung des zeitlichen Aufwands (unter Berücksichtigung der erforderlichen Fristen u.a. für Trocknungsphasen, zusätzliche Verfilmung) für den Gesamtauftrag (ca. 207 lfm./ ca. 5000 kg) abzugeben. Bei Fehlen oder Unvollständigkeit dieses Nachweises behält sich die Vergabestelle vor, diesen ggf. einmalig nachzufordern, sofern das Angebot alle übrigen Anforderungen erfüllt. Das Angebot wird ausgeschlossen, sofern der Nachweis trotz Nachforderung nicht innerhalb einer angemessenen Frist eingereicht wird. Details s. Verdingunsunterlagen. Dieses Vergabeverfahren wird elektronisch und konventionell (in Papierform) durchgeführt! 1.) Elektronisches Verfahren: Voraussetzung für ihre Beteiligung ist die Verwendung einer zugelassenen elektronischen Signatur und die Registrierung auf der e-Vergabeplattform unter http://www.evergabe-online.de. Die zugelassenen Signaturen finden Sie unter http://www.evergabe-online.info/signaturen. Sie erhalten ausschließlich elektronische Vergabeunterlagen und können das Angebot und die geforderten Nachweise nur elektronisch abgeben. Wenn die geforderten Nachweise nicht elektronisch eingereicht werden können, können diese auch per Briefpost eingereicht werden (Beschaffungsamt des BMI, z. Hd. v. B 1.30, St. Augustiner Str. 86, 53225 Bonn). 2.) Konventionell (in Papierform): Es wird in diesem Verfahren ausnahmesweise zugelassen, dass eine Beteiligung am Verfahren auf konventionellem Weg erfolgt. D.h. die Verdingungsunterlagen sind Papierform erhältlich und das Angebot kann ebenfalls in Papierform eingereicht werden. Kontakt für die Anforderung der Unterlagen und die Angebotsabgabe siehe unter I.1). Betriebsbesichtigung im Rahmen des Vergabeverfahrens. Die Auftraggeberin behält sich vor, bei den Bietern, die für den Zuschlag in Betracht kommen ggf. eine Betriebsbesichtigung durchzuführen, um sich von den zur Verfügung stehenden Kapazitäten zu überzeugen (Verifizierung der mit dem Angebot eingereichten Nachweise/Angaben). Die VOL/A 2006 findet auf dieses Vergabeverfahren Anwendung. Mit der Abgabe des Angebotes unterliegt der Bieter den Bestimmungen über nichtberücksichtigte Angebote (§ 27 VOL/A). Es gilt deutsches Recht. VI.4) NACHPRÜFUNGSVERFAHREN/RECHTSBEHELFSVERFAHREN VI.4.1) Zuständige Stelle für Nachprüfungsverfahren Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt Villemombler Straße 76 53123 Bonn DEUTSCHLAND E-Mail: info@bundeskartellamt.bund.de Tel. +49 2289499-0 Internet: www.bundeskartellamt.de Fax +49 2289499-400 VI.4.2) Einlegung von Rechtsbehelfen Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, dem Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (BeschA). Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich beim BeschA zu rügen (§ 107 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe oder Bewerbung gegenüber dem BeschA geltend gemacht werden (§ 107 Abs. 3 Nr. 2-3 GWB). Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen. Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 101a GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertrage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA. VI.5) TAG DER ABSENDUNG DIESER BEKANNTMACHUNG: 1.9.2010 -------------------------------------------------------------------------------- Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for: The Office for Official Publications of the European Communities The Federal Office of Foreign Trade Information Phone: +49 6082-910101, Fax: +49 6082-910200, URL: http://www.icc-hofmann.de