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Ausschreibung: Dolmetscherleistungen - DE-Essen
Übersetzungsdienste
Dolmetscherdienste
Dokument Nr...: 894254-2021 (ID: 2021061707013114422)
Veröffentlicht: 17.06.2021
*
  Vertrag über Dolmetscherleistungen für das Gesundheitsamt Essen
VHB NRW Formular 412
01/2020 Auftragsbekanntmachung Öffentliche Ausschreibung
1 10.06.2021 13:22 Uhr - VMS 9.6.0.5
Auftragsbekanntmachung
Aktenzeichen:
Vergabe-Nr.: F-2021-0036
Bezeichnung des Verfahrens: Vertrag über Dolmetscherleistungen
für das Gesundheitsamt Essen
1. Art der Vergabe
Öffentliche Ausschreibung nach  9 UVgO
2. Bezeichnung der zur Angebotsabgabe auffordernden Stelle
Bezeichnung
Stadt Essen, Zentrale Vergabestelle
Postanschrift
Rathaus, Porscheplatz 1, 45127 Essen
E-Mail-Adresse vergabe@zentraler-service.essen.de
Umsatzsteuer-
Identifikationsnummer
111/5730/0010
3. Bezeichnung der den Zuschlag erteilenden Stelle
Wie Ziffer 2
Bezeichnung
Stadt Essen - Gesundheitsamt
Postanschrift
Hindenburgstraße 29, 45127 Essen
E-Mail-Adresse
Umsatzsteuer-
Identifikationsnummer
4. Bezeichnung der Stelle, bei der die Angebote einzureichen sind
Wie Ziffer 2
Adresse
Elektronische Angebote werden über den Vergabemarktplatz des Landes NRW eingereicht.
5. Form der Angebote
Zugelassen ist: die Abgabe
elektronischer Angebote ausschließlich unter https://www.vergabe.metropoleruhr.de/
VMPSatellite/notice/CXS0Y68YYE0
der Angebote in Schriftform.
6. Art und Umfang der Leistung sowie Ort der Leistungserbringung
I. Leistungsgegenstand
Gegenstand der Ausschreibung ist die Erbringung von Dolmetscherleistungen im Rahmen von
Begutachtungen und Beratungen des Gesundheitsamtes der Stadt Essen für den Zeitraum vom
01.10.2021 bis 30.09.2022 mit optionaler Verlängerung um zwei weitere Jahre. Es gelten folgende
Spezifikationen:
1. Laufzeit:
- Mindestvertragslaufzeit: 01.10.2021- 30.09.2022
- optionale Verlängerung um zwei weitere Jahre (maximale Laufzeit bis 30.09.2024)
VHB NRW Formular 412
01/2020 Auftragsbekanntmachung Öffentliche Ausschreibung
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2. Art der Dolmetscherleistungen:
- Konsekutivdolmetschen (zeitversetzte, mündliche Übersetzung von Gesprächen zwischen den
Mitarbeiter*innen des Gesundheitsamtes und den vorsprechenden Bürger*innen aus der jeweiligen
Fremdsprache in die deutsche Sprache und umgekehrt)
- Es wird vorausgesetzt, dass bei Bedarf auch Texte (Formulare, Schreiben etc.) mündlich übersetzt
werden.
- Zusätzlich sollte im Notfall eine telefonbasierte Übersetzung möglich sein.
3. Zeitfenster und Dauer der Einsätze:
- Die Leistungen sind grundsätzlich während der städtischen Dienstzeit zu erbringen (montags bis
freitags von 7.30 - 16.00 Uhr). Ausnahmefälle, die außerhalb dieser regulären Dienstzeit liegen, sind
mit dem Auftraggeber entsprechend abzustimmen.
- Während der Betriebsferien der Stadt Essen in der Zeit vom jeweils ersten Ferientag der
Weihnachtsferien in NRW bis zum 01.01. eines Jahres sind keine Termine angesetzt.
- In der Regel dauern die Einsätze ein bis zwei Stunden.
4. Umfang:
Der Umfang beträgt insgesamt ca. 900 Stunden pro Jahr. Dieser kalkulierte Umfang entspricht dem
aktuellen Planungsstand und kann sich ggf. verändern. Es können sich Veränderungen von bis zu
+/- 20 % ergeben. Ein Anspruch auf Abnahme besteht insofern nicht.
5. Aufgabengebiete:
In folgenden Bereichen des Gesetzes über den Öffentlichen Gesundheitsdienst (ÖGDG) werden
Dolmetscherleistungen benötigt:
- Kinder- und Jugendgesundheitsdienst
- Amtsärztlicher Dienst
- Zahnärztlicher Gesundheitsdienst
- Sozialpsychiatrischer Dienst
- Betreuungsstelle
- externe Berufsbetreuer
- Hilfen bei sexuell übertragbaren Krankheiten und Prostitution
- Infektionsschutz / TBC
6. Einsatzorte:
- Gesundheitsamt, Hindenburgstr. 29, 45127 Essen
- Hausbesuche im Essener Stadtgebiet
7. Benötigte Sprachen:
Es wird die Übersetzung aller Sprachen inkl. Dialekte vorausgesetzt, da der Bedarf nicht
vorhersehbar und vollständig einschätzbar ist. In der Anlage "Schwerpunktmäßig benötigte
Sprachen" befindet sich rein zu Informationszwecken eine Liste mit den erfahrungsgemäß
häufig benötigten Sprachen. Diese Liste stellt jedoch keine abschließende Auflistung dar, da die
Übersetzung aller Sprachen inkl. Dialekte zwingend vorausgesetzt wird.
8. Abwicklung:
Vorzugsweise stellt der Bieter eine Online-Buchungsplattform bereit, über die die Fachkräfte des
Gesundheitsamtes die Einsätze buchen können. Alternativ kann die Buchung auch schriftlich (per EMail)
oder telefonisch erfolgen. Die Möglichkeit einer telefonischen Buchung wird aber in jedem Fall
vorausgesetzt.
9. Vorlaufzeit:
Die Vorlaufzeit (Zeitspanne zwischen Buchung des Termins und dem tatsächlichen Termin) beträgt
in der Regel ca. eine Woche (fünf Arbeitstage). Für Beratungen nach dem ProstSchG und HIVBeratungen
sowie kurzfristige Einsätze des sozialpsychiatrischen Dienstes ist in der Regel eine
Vorlaufzeit von 24 Stunden erforderlich.
10. Stundenverrechnungssatz und Preisbindung:
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- Beginn der Leistung ist die vorher abgestimmte Uhrzeit eines Termins. Vom Auftragnehmer
unverschuldete Verspätungen sind ihm nicht anzulasten.
- Pro Einsatz wird die erste angefangene Stunde vollständig abgerechnet, danach werden
angebrochene Stunden auf jeweils volle 30 Minuten aufgerundet und anteilig abgerechnet.
- Die Preisbindung gilt für die Mindestlaufzeit des Vertrages. Bei optionaler Verlängerung nach
Ende der Mindestvertragslaufzeit hat der Bieter das Recht die Kosten um maximal 2% anzuheben.
Die Kostenerhöhung ist spätestens drei Monate vor Ende der Mindestvertragslaufzeit schriftlich
anzuzeigen.
11. Fahrtkosten und sonstige Nebenkosten:
Die Fahrtkosten und alle sonstigen Nebenkosten sind durch die Bieter im Angebotspreis
einzupreisen; zusätzliche Kostenübernahmen neben dem angegebenen Stundensatz erfolgen daher
nicht.
II. Eignungsanforderungen an die Bieter
Es werden gem.  31 Abs. 1 der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) nur Bieter berücksichtigt,
welche die für die zu vergebende Leistung erforderliche Fachkunde und Leistungsfähigkeit besitzen
und diese nachgewiesen haben.
Nach  31 Abs. 2 UVgO werden von den Bietern mit Abgabe des Angebot zum Nachweis der
Fachkunde und Leistungsfähigkeit folgende Unterlagen (ausgefüllt/unterschrieben) gefordert:
- Eigenerklärung zur Eignung für nicht präqualifizierte Unternehmen (alternativ: Zertifikat über evtl.
vorhandene Präqualifizierung)
- Eigenklärung Qualifikationen und eingesetztes Personal
- Formular 521 EU_Eigenerklärung_Ausschlussgründe
Folgende Angaben sind durch die Eigenerklärung zur Eignung durch den Bieter anzugeben:
Der Bieter hat für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre den jeweiligen
Jahresgesamtumsatz anzugeben. Bietergemeinschaften haben entsprechende Umsatzangaben
für alle Mitglieder zu machen; es genügt die entsprechende Summenangabe für alle Mitglieder
zusammen.
Einzelbietern und Bietergemeinschaften steht die Möglichkeit der Eignungsleihe unter den
gesetzlichen Voraussetzungen (vgl.  34 UVgO) offen. Zum Nachweis, dass die für die
Auftragserbringung erforderlichen Ressourcen tatsächlich zur Verfügung stehen werden, kann das
mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Formular 532 EU_Unteraufträge_Eignungsleihe
verwendet werden.
Hierzu ist der von dem Auftraggeber mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Vordruck
"Eignung Eigenerklärung" sowie alternativ der Nachweis über das Vorliegen einer entsprechenden
Präqualifizierung einzureichen.
Bei Bietergemeinschaften ist die Eigenerklärung von jedem Mitglied einzureichen. Macht der Bieter
bzw. die Bietergemeinschaft von der Möglichkeit der Eignungsleihe Gebrauch, sind entsprechende
Eigenerklärungen auch von allen Drittunternehmen, auf deren Kapazitäten sich der Bieter bzw. die
Bietergemeinschaft beruft, einzureichen.
Folgende Eignungsanforderungen sind durch den Bieter durch unterzeichnen der beigefügten
Eigenerklärung "Qualifikationen und eingesetztes Personal" zu bestätigen:
- Sprachniveau
Der Bieter versichert, dass lediglich entsprechend geeignete Dolmetscher*innen zum Einsatz
kommen.
Dolmetscher*innen gelten als ausreichend qualifiziert, wenn sie mindestens des Sprachniveaus C1
mächtig sind, bzw. über vergleichbare Sprachkenntnisse verfügen.
Vergleichbare Sprachkenntnisse liegen vor, wenn:
- ein breites Spektrum anspruchsvoller, längerer Texte verstanden und auch implizite Bedeutungen
erfasst werden können.
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- ein spontaner und fließender Ausdruck möglich ist, ohne öfter deutlich erkennbar nach Worten
suchen zu müssen.
- die Sprache im gesellschaftlichen und beruflichen Leben oder in Ausbildung und Studium wirksam
und flexibel gebraucht werden können.
- klar, strukturiert und ausführlich zu komplexen Sachverhalten Äußerungen getroffen und dabei
verschiedene Mittel zur Textverknüpfung angemessen verwendet werden können.
- Führungszeugnis
Der Bieter versichert, dass keine Einträge im polizeilichen Führungszeugnis der eigesetzten
Dolmetscher*innen vorliegen. Der Bieter hat diese dem Auftraggeber auf Verlangen jederzeit
vorzulegen.
- Auswahl des Personals
Die Auswahl der eingesetzten Dolmetscher*innen erfolgt durch den Anbieter unter Berücksichtigung
des jeweiligen Anliegens des Aufraggebers.
Es besteht die Option durch den Auftraggeber gezielte Dolmetscher*innen anzufordern.
Hinweis:
Zertifizierungen, Bescheinigungen etc. mit Ausnahme von Eigenerklärungen können in Kopie
vorgelegt werden.
Eine Auflistung der einzureichenden Unterlagen (inkl. Eigenerklärungen) kann der Checkliste
Übersicht Vergabeunterlagen entnommen werden.
III. Zuschlagskriterien
Preis: 100 %
Wertungsrelevant für die Wirtschaftlichkeit des Angebotes ist der Nettogesamtpreis. Bei
Preisgleichheit mehrerer Angebote werden Skonto und andere Rabatte zur Ermittlung des
wirtschaftlichsten Angebots herangezogen. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt
anhand einer Gegenüberstellung der Nettogesamtpreise aller Bieter (gem. des Preisblattes).
IV. Sonstige Verfahrens-/Ausführungsbedingungen und Hinweise
1. Vergabeunterlagen
Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich digital über den Vergabemarktplatz Metropole Ruhr
zur Verfügung gestellt.
2. Form der Angebote/Angebotserstellung
Das Angebot muss alle Mindestanforderungen erfüllen und darf nicht von den Vertragsbedingungen
abweichen.
Für die Angebotserstellung sind die vom Auftraggeber übersandten Formulare zu verwenden.
Nebenangebote und Änderungsvorschläge sind nicht zugelassen.
Das Angebot muss in allen Bestandteilen in deutscher Sprache abgefasst sein. Neben dem
unterschriebenen Angebotsvordruck sind die übrigen einzureichenden/unterschriebenen Dokumente
in elektronischer Form einzureichen.
Nachträgliche Änderungen oder Berichtigungen der Angebote sind als solche zu kennzeichnen
und müssen in gleicher Form übersandt werden. Änderungen oder Berichtigungen sind nur bis
zum Ablauf der Angebotsfrist zulässig. Eine Verspätung führt zum Ausschluss. Bis zum Ablauf der
Angebotsfrist können Angebote zurückgezogen werden.
Im Übrigen sind alle in dieser Ausschreibung darüber hinaus geforderten Angaben bzw. Erklärungen
und Zusagen den Angebotsunterlagen beizufügen.
3. Einsatz von Unterauftragnehmern
Ist der Einsatz von Unterauftragnehmern geplant, sind diese bei Angebotsabgabe zu benennen und
für den/die Unterauftragnehmer diejenigen Unterlagen einzureichen, welche die Eignung des/der
Unterauftragnehmer(s) für die jeweils zu erbringenden Leistungsbestandteile belegt.
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4. Unklarheiten / Bieterfragen
Enthalten die Vergabeunterlagen Unklarheiten oder bestehen sonstige Rückfragen zur
Angebotserstellung, so sind diese unverzüglich ausschließlich über die Kommunikationsebene des
Vergabemarktplatzes Metropole Ruhr zu stellen. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt. Die
Antworten sowie ggf. weitere Informationen zum Verfahren bzw. den Vergabeunterlagen werden
zeitgleich und anonymisiert eingestellt.
5. Aufwandsentschädigung
Die den Bietern entstandenen Kosten für die Erstellung des Angebots werden vom Auftraggeber
nicht erstattet
6. Verwendung der Vergabeunterlagen und Verschwiegenheitspflicht
Die Ausschreibungsunterlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebotes verwendet werden und sind
vertraulich zu behandeln. Alle beim Bieter mit dieser Ausschreibung befassten Mitarbeiter*innen
müssen zur vertraulichen Behandlung verpflichtet werden. Der Bieter hat durch geeignete
Maßnahmen sicherzustellen, dass die Ausschreibungsunterlagen nur einem begrenzten und
namentlich nachvollziehbaren Personenkreis zugänglich gemacht werden. Diese Verpflichtung gilt
auch für beteiligte Subunternehmen. Jede Veröffentlichung (auch auszugsweise), Benutzung für
andere Zwecke oder Weitergabe an Dritte ist untersagt.
Der Bieter hat - auch nach Beendigung der Angebotsphase - über die ihm bei seiner Tätigkeit
bekannt gewordenen Informationen und Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat
hierzu auch die bei der Erstellung des Angebotes beschäftigten Mitarbeiter*innen zu verpflichten.
Der Bieter hat sich über alle Einzelheiten des Leistungsverzeichnisses und der vorgesehenen
Arbeiten unter Berücksichtigung aller Verhältnisse, die zur Erfüllung des Vertrages maßgebend sind,
in eigener Verantwortung Klarheit zu verschaffen. Spätere Berufung auf Irrtum oder Nichtwissen ist
ausgeschlossen.
Der Bieter bestätigt mit der Angebotsabgabe, dass er die Möglichkeit hatte, alle Verhältnisse, die zur
Erfüllung des Vertrages maßgeblich sind, vor Abgabe des Angebotes zu überprüfen.
Der Bieter bestätigt mit der Abgabe des Angebots ferner, dass die Leistung vollständig beschrieben
sind und keine Teilleistungen fehlen, die zur einwandfreien Erfüllung des Vertrags notwendig
sind. Bestehen nach Ansicht des Bieters bei Auslegung der Verdingungsunterlagen mehrere
Möglichkeiten bzw. erscheint etwas unklar, so wird der Bieter vor Abgabe des Angebotes eine
Klärung herbeiführen. Nach Vertragsabschluss gilt die Art der Auslegung, welche vom Auftraggeber
vorgesehen war.
7. Bieterbezogene Anfragen
Die Vergabestelle meldet der im Land Nordrhein-Westfalen eingerichteten zentralen
Informationsstelle (Vergaberegister) beim Finanzministerium NRW solche Bieter, die wegen
schwerer Verfehlungen von der Teilnahme am Vergabeverfahren, insbesondere wegen
nachweislich schuldhafter Verstöße gegen die Bestimmungen aus dem TVgG NRW zeitlich befristet
ausgeschlossen wurden oder bei denen wegen geringfügiger Verfehlungen auf einen Ausschluss
verzichtet wurde. Die Vergabestelle fragt bei der Informationsstelle an, ob hinsichtlich des Bieters,
der den Zuschlag erhalten soll, Eintragungen im Vergaberegister vorliegen.
Es erfolgt die Informationseinholung über das Gewerbezentralregister.
8. Hinweis zur Umweltzone im Ruhrgebiet / Essen
Im gesamten Ruhrgebiet und somit auch in Essen, wurde eine Umweltzone eingerichtet. Innerhalb
dieser Umweltzone können nur Fahrzeuge genutzt werden, die mit einer entsprechenden
Umweltplakette ausgestattet sind.
Erfüllungsort:
Stadt Essen - Gesundheitsamt, Hindenburgstraße 29, 45127 Essen
Ergänzende/Abweichende Angaben zum Erfüllungsort:
Der Einsatzort befindet sich überwiegend im Dienstgebäude des Gesundheitsamtes (Hindenburgstr.
29). Weitere Einsatzorte innerhalb des Essener Stadtgebietes sind in Ausnahmefällen möglich.
7. ggf. Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose
Eine Aufteilung in Lose wird nicht vorgenommen.
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8. ggf. Zulassung von Nebenangeboten
Nebenangebote werden nicht zugelassen.
9. etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist
Die Vertragslaufzeit beginnt am 01.10.2021 und beträgt ein Jahr. Sie verlängert sich um weitere
zwei Jahre, sofern nicht 3 Monate vor Ablauf der Jahresfrist eine Kündigung durch den Auftraggeber
erfolgt.
Der Vertrag endet spätestens am 30.09.2024. Hierfür bedarf es keiner gesonderten Kündigung.
Dauer: 12 Monate ab Auftragsvergabe
10. Elektronische Adresse, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können oder die
Bezeichung und die Anschrift der Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt oder bei der sie
eingesehen werden können
Adresse zum elektronischen Abruf:
https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y68YYE0/documents
Hinweise zu Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit sind den Nutzungsbedingungen des
Vergabemarktplatzes NRW zu entnehmen.
Anschrift der Stelle
Wie Ziffer 2
Adresse
11. Ablauf der Angebotsfrist
08.07.2021 12:00 Uhr
12. Ablauf der Bindefrist
05.08.2021
13. Höhe geforderter Sicherheitsleistungen
14. Wesentliche Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind
15. Vorzulegenden Unterlagen
Mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
- Eigenerklärung für nicht präqualifizierte Unternehmen zur Eignung (mittels Eigenerklärung
vorzulegen)
Bedingungen an die Auftragsausführung:
- Eigenerklärung Qualifikationen und eingesetztes Personal (mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Formular 521 EU - Eigenerklärung Ausschlussgründe (mittels Eigenerklärung vorzulegen)
16. Angabe der Zuschlagskriterien
Wertungsmethode: Niedrigster Preis.
17. Berücksichtigung von Werkstätten für behinderte Menschen und von Inklusionsbetrieben
Sofern das Angebot einer anerkannten Werkstätte für behinderte Menschen oder einer anerkannten
Blindenwerkstätte oder diesen Einrichtungen vergleichbare Einrichtungen (nachfolgend bevorzugte
Bieter) ebenso wirtschaftlich wie das ansonsten wirtschaftlichste Angebot eines insofern nicht
bevorzugten Bieters ist, so wird dem bevorzugten Bieter der Zuschlag erteilt. Bei der Beurteilung
der Wirtschaftlichkeit der Angebote wird der von den bevorzugten Bietern angebotene Preis mit
einem Abschlag von 15 von Hundert berücksichtigt. Voraussetzung für die Berücksichtigung des
Abschlags ist, dass die Herstellung der angebotenen Lieferungen zu einem wesentlichen Teil durch
die bevorzugten Bieter erfolgt. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Wertschöpfung durch
ihre Beschäftigten mehr als 10 % des Nettowerts der zugekauften Waren beträgt.
VHB NRW Formular 412
01/2020 Auftragsbekanntmachung Öffentliche Ausschreibung
7 10.06.2021 13:22 Uhr - VMS 9.6.0.5
18. Sonstiges
Die gesamte Kommunikation erfolgt über den Vergabemarktplatz. Es wird eine freiwillige und
kostenlose Registrierung auf dem Vergabemarktplatz NRW empfohlen. Die Registrierung bietet den
Vorteil, dass Sie automatisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen oder über Antworten (z.B.
Bieterfragen) zum Verfahren informiert werden. Zur Kommunikation mit der Vergabestelle und zur
elektronischen Einreichung des Angebots ist eine Registrierung zwingend erforderlich.
Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen: 24.06.2021
Bekanntmachungs-ID: CXS0Y68YYE0
Source: 4 https://www.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/vmp-gkd/2021/06/57387.html
Data Acquisition via: p8000000
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             Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for:
       The Office for Official Publications of the European Communities
                The Federal Office of Foreign Trade Information
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